Publika na Drive In Kinu vidi film, automobile i večer pod zvijezdama. Ono što ne vidi su tjedni planiranja, dogovaranja i rješavanja problema koji se pojave baš onda kada misliš da je sve spremno. Organizacija događanja na otvorenom možda izgleda jednostavno, ali dovoljno je da se promijeni vrijeme ili dogodi nešto neplanirano u gradu pa cijeli raspored dobije novu verziju.
Ovogodišnje Drive In Kino Zagreb pokazalo je koliko organizatori moraju biti spremni na prilagodbu. Samo nekoliko dana prije početka događanja bilo je potrebno pomaknuti datum otvorenja zbog velikog okupljanja povodom proslave dvostruke krune Bad Blue Boysa. Datum koji je već bio isplaniran odjednom više nije odgovarao, a organizatori su morali uskladiti novi termin i obavijestiti publiku o promjeni.
Takve situacije možda zvuče kao mala izmjena u kalendaru, ali iza njih stoji puno više posla. Potrebno je provjeriti odgovara li novi termin svima koji sudjeluju u organizaciji, prilagoditi komunikaciju i pobrinuti se da informacija o promjeni dođe do ljudi koji su planirali doći. Jer najgore što se može dogoditi nije samo pomicanje eventa, nego da netko za to sazna tek kada dođe na lokaciju.
Novi izazov stigao je tijekom vikenda kada se održavao Ironman. Projekcija filma bila je u tijeku kada je počela jaka kiša. U samo nekoliko minuta organizatori su se našli pred odlukom koju nitko ne želi donositi usred događanja. Nastaviti ili prekinuti program?
Kod događanja na otvorenom vrijeme je jedan od rijetkih dijelova organizacije na koji nitko nema utjecaj. Možeš provjeravati prognozu, pripremiti opremu i nadati se najboljem, ali kada kiša stvarno počne, odluke se moraju donositi brzo. U takvim trenucima najvažnije je da publika dobije jasnu informaciju o tome što se događa i što može očekivati.
Prekid projekcije nije scenarij koji organizatori žele, ali je ponekad jedina razumna odluka. Posjetitelji možda neće pamtiti svaki detalj programa, no sigurno će pamtiti jesu li na vrijeme dobili informaciju i kako se organizator snašao kada stvari nisu išle prema planu.
Upravo se u takvim situacijama vidi koliko je organizacija događanja više od samog programa. Potrebno je razmišljati o logistici, sigurnosti, komunikaciji s publikom i partnerima te imati spremno rješenje kada se okolnosti promijene. Plan B nije znak da je plan A bio loš, nego da je netko na vrijeme razmišljao o tome što bi moglo poći krivo.
Drive In Kino Zagreb zato je dobar primjer kako iza jedne opuštene filmske večeri stoji puno više nego što se na prvi pogled čini. Publika dolazi pogledati film, a organizatori se brinu da se on uopće može prikazati.
I dok je gledateljima najvažnije što je na rasporedu, iza kulisa se često odvija sasvim drugačiji film.
Autorica: Tea Kolar